RÈGLEMENT No. 1

RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE

COOPÉRATIVE DE SOLIDARITÉ
DU RÉSEAU DE LA PETITE ENFANCE

CHAPITRE I : DÉFINITIONS

1.1 Définitions

 Dans le présent règlement, les expressions suivantes désignent :

 a) La coopérative :  Coopérative de solidarité du réseau de la petite enfance;

 b) La loi : La Loi sur les coopératives, L.R.Q. chapitre C-67.2 (les extraits pertinents de la loi sont joints en annexe A);

 c) Le conseil :    Le conseil d'administration de la coopérative;

 d) Le membre utilisateur :  

Un Centre de la petite enfance (CPE) ou un organisme à but non lucratif agréé comme Bureau coordonnateur, au sens de la Loi sur les services de garde éducatif à l’enfance, qui utilise les services offerts par la coopérative.

ou

un Service de garde à but non lucratif membre de l’AQCPE,administré par un conseil d’administration à majorité de parents utilisateurs élus par l’assemblée des parents utilisateurs du service de garde et approuvé par le conseil d’administration de william.coop, qui utilise les services offerts par la coopérative.

 e) Le membre de soutien : Un regroupement régional de CPE, membre de l’AQCPE, ou l’AQCPE, lesquels ont un intérêt économique, social ou culturel dans l’atteinte de l’objet de la coopérative.

CHAPITRE II : CAPITAL SOCIAL
(Référence : articles 37 à 49.4 et 226.4 de la loi)

2.1 Parts de qualification

Pour devenir membre, toute personne doit souscrire le nombre de parts de qualification correspondant à la catégorie de membre à laquelle elle appartient, soit :

Les parts de qualification sont entièrement payables au moment de l'admission comme membre quelle que soit la catégorie;

2.3 Transfert des parts

Les parts sociales ne sont pas transférables.

2.4 Remboursement des parts sociales

 Sous réserve des restrictions prévues à l'article 38 de la loi, le remboursement des parts sociales est fait selon les priorités suivantes:

 a) démission;
 b) exclusion;
 c) remboursement de parts sociales autres que les parts de qualification.
 
Le remboursement sera fait selon l'ordre chronologique des demandes à l'intérieur de chaque priorité ci-dessus mentionnée.

2.5 Remboursement des parts sociales autres que les parts de qualification  

 Sous réserve des restrictions prévues à l'article 38 de la loi, le conseil pourra rembourser à un membre les sommes versées sur ses parts sociales autres que sur ses parts de qualification.

2.6 Parts privilégiées

 Le conseil est autorisé à émettre des parts privilégiées.

2.7 Rachat ou remboursement des parts privilégiées

Sous réserve des restrictions prévues à l’article 38 de la loi, les parts privilégiées sont rachetables ou remboursables selon les conditions prévues par le conseil conformément à l’article 46 de la loi.

CHAPITRE III : LES MEMBRES
(Référence: articles 51 à 60.2 et 226.1 de la loi)

3.1 Conditions d'admission comme membre

Pour devenir membre de la coopérative, une personne doit :

a) souscrire le nombre minimum de parts tel que stipulé à l'article 2.1 du présent règlement et les payer conformément à l'article 2.2;

b) se conformer aux dispositions de l'article 51 de la loi, excluant le paragraphe 1° de cet article pour les membres de soutien;

c) s’engager à respecter les règlements de la coopérative;

d) signer le contrat de membre;

e) être admise par le conseil, sauf dans le cas d’un fondateur.

3.2 Suspension du droit de vote

Le conseil est autorisé à suspendre le droit de vote d’un membre utilisateur à une assemblée si, pendant les deux exercices financiers précédant cette assemblée; il n’a pas fait affaire avec la coopérative.

3.3 Cotisation annuelle

Le conseil est autorisé à fixer le montant et les modalités de paiement d’une cotisation annuelle payable par les membres et les modifier de temps à autre, au besoin. Les cotisations annuelles ne sont pas remboursables.

CHAPITRE IV :  ASSEMBLÉE DES MEMBRES
(Référence: articles 63 à 79 de la loi)

4.1 Assemblée générale

Toute assemblée générale est tenue à l'endroit, à la date et à l'heure fixés par le conseil sous réserve des articles 77, 78 et 85 de la loi.

4.2 Avis de convocation

L'avis de convocation est donné par courriel et affichage sur le site Internet de la coopérative au moins quatorze (14) jours ouvrables avant la date fixée pour l'assemblée.

Les décisions prises à une assemblée générale ne peuvent être annulées sous prétexte que des membres n'ont pas reçu ou lu l'avis de convocation.

4.3 Vote

Le vote est pris à main levée à moins qu'il en soit décidé autrement par l'assemblée à la majorité des membres présents.

4.4 Quorum

Les membres présents à une assemblée générale en constituent le quorum.

4.5 Représentation

Tout représentant désigné d’un membre doit au préalable remettre à la coopérative une résolution ou un extrait de résolution, dûment adoptée par le conseil d’administration de son organisation, confirmant le mandat de représentation qui lui a été confié.

Sous réserve de l’article 70 de la loi, une personne ne peut représenter plus d’un membre.

4.6  Attribution de ristournes

En conformité avec les articles 143, 149 et 226.8 de la Loi, le Règlement d’application de la Loi sur les coopératives et sur les recommandations du conseil d’administration, l’assemblée générale dispose annuellement, s’il y a lieu, des trop-perçus ou excédents générés par les activités de la coopérative au cours de l’exercice financier précédent.

CHAPITRE V : CONSEIL D'ADMINISTRATION
(Référence: articles 80 à 106.1 et 226.1 de la loi)

5.1 Éligibilité des membres

Pour être éligible au poste d'administrateur, un membre doit avoir acquitté les versements échus sur ses parts ou tout autre montant exigible.

5.2 Composition

Le conseil se compose de neuf (9) administrateurs.

5.3 Division des membres en groupe

Pour la formation du conseil d’administration, les membres de la coopérative sont divisés en deux (2) groupes correspondant aux catégories de membres visées à l’article 1.1. Chacun de ces groupes a le droit d’élire le nombre d’administrateurs suivant :

 * Avant de se porter candidat à un poste d’administrateur, tout représentant désigné d’un membre doit au préalable remettre à la coopérative une résolution ou un extrait de résolution dûment adoptée par le conseil d’administration de son organisation confirmant le mandat de représentation qui lui a été confié et l’autorisant à agir comme administrateur de la coopérative.

5.4 Durée du mandat des administrateurs

La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) ans.

Mode de rotation des administrateurs

a) Pour les deux (2) premières années de la fondation de la coopérative, la durée du mandat des administrateurs s'applique comme suit : quatre(4) postes seront portés en élection après la première année, cinq (5) postes après la deuxième année;

b) Il y aura tirage au sort pour déterminer les sièges qui seront portés en élection après la première et la deuxième année;

c) Les administrateurs élus par la suite auront un mandat de deux (2) ans.

d) En cas de vacances, les administrateurs peuvent nommer une personne éligible au poste d’administrateur pour la durée non écoulé du mandat.

5.5 Procédure de mise en candidature et d'élection des administrateurs

Le président et le secrétaire de la coopérative sont président et secrétaire d'élection, à moins d'être eux-mêmes en élection.

a) L'assemblée nomme deux scrutateurs, et s'il y a lieu, un président et un secrétaire d'élection;

En acceptant d'agir en cette qualité, ces personnes acceptent également de ne pas être mises en candidature;

b) Le président d'élection donne lecture des noms des administrateurs dont le mandat est terminé en indiquant le groupe auquel ils appartiennent;

c) Par la suite, il informe l'assemblée des points suivants :

1. les administrateurs dont les mandats se terminent sont rééligibles;

2. les membres de chaque groupe peuvent mettre en candidature autant de candidats qu'ils le désirent,

3. les mises en candidature des candidats représentant chaque groupe sont closes sur proposition dûment appuyée et non contestée;

4. le président s'assure de l'acceptation de chaque candidat dès sa mise en candidature. Tout refus élimine automatiquement le candidat;

5. après cette élimination, s'il y a plus de candidats que de postes vacants, il y a élection. Si le nombre de candidats est égal au nombre de postes vacants, les candidats sont élus par acclamation. Si le nombre de candidats d’un groupe est inférieur au nombre de postes vacants, l’ensemble des membres présents devront mettre en nomination un des candidats provenant du groupe concerné;

6. s'il y a élection, elle se fait par vote secret. Un bulletin est remis à chaque membre du groupe concerné qui y inscrit le nom des candidats de son choix. Le nombre de noms sur le bulletin doit correspondre au nombre de postes vacants dans le groupe concerné, compte tenu des restrictions énoncées à l’article 5.3 du présent règlement;

7. les scrutateurs comptent les votes obtenus par chaque candidat et transmettent les résultats au président d'élection;

8. le président déclare élu pour chaque poste à combler le candidat qui a obtenu le plus de votes, sans toutefois dévoiler le nombre de votes obtenu par chacun des candidats;

9. en cas d'égalité des votes pour le dernier siège d’un groupe, le scrutin est repris entre les candidats égaux seulement;

10. si après un deuxième scrutin, il y a à nouveau égalité, l'administrateur est choisi par tirage au sort;

11. il y a recomptage si au moins le tiers des membres présents du groupe concerné le demandent.  Dans ce cas, les candidats concernés assistent au recomptage;

12. les bulletins de vote sont détruits par le secrétaire d'élection immédiatement après la tenue du scrutin;

13. toute décision du président, quant à la procédure, oblige l'assemblée à moins que cette dernière ne renverse cette décision à la majorité des voix exprimées par les membres présents.

5.6 Réunion du conseil

Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que l'exigent les intérêts de la coopérative et au minimum quatre (4) fois par année.

La convocation est donnée par courriel au moins dix (10) jours ouvrables avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

Pour une réunion d'urgence, le délai de convocation est, par exception, réduit à quarante-huit (48) heures.

Tous les actes passés ou toutes les résolutions adoptées à toute réunion du conseil sont réputés réguliers et valides, bien qu'il soit découvert par la suite que la nomination d'un administrateur est entachée d'irrégularités ou que l'un ou l'autre des administrateurs n'est plus habile à siéger.

Dans le meilleur intérêt de la coopérative et en vue d'assurer une saine gestion de ses activités, les administrateurs s'engagent à ne pas s'absenter à plus de trois (3) reprises aux réunions du conseil d'administration au cours du même exercice financier.
 
Suite à deux (2) absences, un avis écrit est transmis par le conseil à l'administrateur en défaut. Ce dernier doit remédier à la situation dans les plus brefs délais et/ou faire les représentations nécessaires au soutien de sa situation. Après trois (3) absences, l'administrateur concerné s'engage formellement à remettre sa démission.
 
En cas de refus de l'administrateur en défaut de se conformer aux présentes, la procédure de révocation de l'administrateur prévue par la Loi sera enclenchée. 

5.7 Quorum

Le quorum du conseil est la majorité du nombre d’administrateurs déterminé au point 5.2 des présentes.

CHAPITRE VI : POUVOIRS ET DEVOIRS DES DIRIGEANTS DE LA COOPÉRATIVE
(Référence: articles 112.1 à 117 de la loi)

La personne élue ou nommée comme dirigeante de la coopérative assume les tâches liées à sa  fonction, dont :

6.1 Présidence

a) préside les assemblées générales et les réunions du conseil;
b) assure le respect des règlements;
c) surveille l'exécution des décisions prises en assemblée générale et au conseil;
d) représente la coopérative dans les relations avec l'extérieur.

6.2 Vice-présidence

a) assiste le président au conseil;
b) remplace le président en son absence;
c) exécute tout mandat délégué par le conseil.

6.3 Secrétaire

a) est responsable de la rédaction des procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil;
b) est responsable de la tenue et de la garde du registre et des archives de la coopérative;
c) est d'office secrétaire du conseil et transmet aux divers organismes ce qui est exigé par la loi;

6.4 Trésorier(ère)

a) a la garde du portefeuille, des fonds et des livres de comptabilité ainsi que la responsabilité de la tenue de la comptabilité;
b) doit soumettre les livres dont il a la garde à la vérification annuelle ainsi qu’aux inspections prévues par la loi;
c) Au cours des trois (3) mois qui suivent la fin de chaque exercice, s’assurer de la préparation du rapport annuel prévu à l’article 132 de la loi, collaborer avec le vérificateur et soumettre le rapport annuel au conseil pour approbation;
d) tient à jour le registre des parts détenues par les membres;

6.5 Direction générale

a) Sous la surveillance immédiate du conseil, administre, dirige et contrôle les affaires de la coopérative;
b) a la responsabilité immédiate des biens meubles et immeubles de la coopérative;
c) a la garde du portefeuille, des fonds et des livres de comptabilité, ainsi que la responsabilité de la tenue de la comptabilité;
d) est responsable de la gestion du personnel, engage tous les employés, en répartit le travail et détermine leur salaire selon le barème établi par le conseil, informe le conseil des nominations, suspensions, congédiements et mises à pied d'employés;
e) présente un rapport mensuel de gestion au conseil;
f) doit soumettre les livres dont il a la garde à la vérification annuelle ainsi qu'aux inspections prévues par la loi;
g) Au cours des trois (3) mois qui suivent la fin de chaque exercice, doit voir à la préparation du rapport annuel prévu à l'article 132 de la loi, collaborer avec le vérificateur et soumettre le rapport annuel au conseil pour approbation;
h) doit se conformer aux instructions du conseil et lui fournir tous les renseignements qu'il peut exiger.

CHAPITRE VII :  ACTIVITÉS
(Référence: articles 90, 128 à 134 de la loi)

7.1 Assurances

Le conseil doit souscrire à toutes les assurances requises en vue de protéger la coopérative, dont les assurances dommages et responsabilité des administrateurs.

7.2 Exercice financier

L'exercice financier commence le 1er avril et se termine le 31 mars de chaque année.

7.3 Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 23 mars 2006.

Date : _________________         ___________________________________
                                            Secrétaire
 
ANNEXE A

Extraits de la Loi sur les coopératives
(L.R.Q. , chapitre C-67.2)

Interdiction.

38.  Une coopérative ne peut rembourser ni racheter une part ni payer un intérêt sur une part, si:

1° elle est insolvable ou le deviendrait par suite de ce remboursement, de ce rachat ou de ce paiement;

2° le conseil d'administration démontre que le remboursement, le rachat ou le paiement est susceptible de porter atteinte à la stabilité financière de la coopérative;

3° en raison du remboursement, du rachat ou du paiement, la coopérative ne pourrait satisfaire à ses engagements auprès des tiers qui lui accordent une aide financière.

1982, c. 26, a. 38; 1995, c. 67, a. 20; 2003, c. 18, a. 22.

Parts privilégiées.

46.  Le conseil d'administration peut, si un règlement l'y autorise, émettre à toute personne ou société des parts privilégiées.

Contenu du règlement.

Le conseil détermine le montant, les privilèges, droits et restrictions de la part ainsi que les conditions de son rachat, de son remboursement ou de son transfert.

Émission.

Ces parts peuvent être émises en séries d'une même catégorie. Le taux d'intérêt de chaque série peut être différent.

1982, c. 26, a. 46; 1995, c. 67, a. 26; 2003, c. 18, a. 24.

Conditions d'admission.

51.  Pour être membre d'une coopérative, une personne ou une société doit:

1° avoir la capacité effective d'être un usager des services de la coopérative;

2° faire une demande d'admission, sauf dans le cas d'un fondateur;

3° souscrire les parts de qualification requises et les payer selon le règlement;

4° s'engager à respecter les règlements de la coopérative;

5° être admise par le conseil d'administration, sauf dans le cas d'un fondateur.

1982, c. 26, a. 51; 1995, c. 67, a. 31; 2003, c. 18, a. 29.

Représentation.

70.  La personne morale ou la société qui est membre d'une coopérative peut se faire représenter à une assemblée générale.

Représentation exclusive.

Le représentant de cette personne morale ou de cette société ne peut cependant représenter un autre membre de la coopérative.

1982, c. 26, a. 70; 1995, c. 67, a. 47.

Assemblée spéciale.

77.  Le conseil d'administration, le président de la coopérative ou le conseil d'administration de la fédération dont la coopérative est membre peuvent décréter la tenue d'une assemblée extraordinaire lorsqu'ils le jugent utile.

Requête des membres.

Le conseil d'administration doit également décréter la tenue d'une assemblée sur requête de 500 membres si la coopérative en compte 2 000 ou plus, ou du quart des membres si elle en compte moins de 2 000. La requête doit faire mention des sujets pour lesquels la tenue d'une assemblée extraordinaire est demandée.

Convocation.

Le secrétaire de la coopérative doit, dans chaque cas, convoquer une assemblée extraordinaire.

1982, c. 26, a. 77; 1995, c. 67, a. 53; 2003, c. 18, a. 45.

Convocation.

78.  Si l'assemblée n'est pas tenue dans les 21 jours de la date de la demande faite par la fédération ou par les membres, la fédération ou deux signataires de la requête faite par les membres, selon le cas, peuvent convoquer l'assemblée.

Liste des membres.

Dans ce cas, la fédération ou les signataires peuvent obtenir copie de la liste visée au paragraphe 5° de l'article 124.

Remboursement de frais.

À moins que les membres ne s'y opposent par résolution lors de l'assemblée, la coopérative rembourse à ceux qui l'ont convoquée les frais utiles qu'ils ont encourus pour tenir l'assemblée.

1982, c. 26, a. 78; 2003, c. 18, a. 46.

Vacance.

85.  En cas de vacance, les administrateurs peuvent nommer une personne éligible au poste d'administrateur pour la durée non écoulée du mandat. À défaut par eux de le faire, la vacance peut être comblée lors d'une assemblée générale.

Assemblée spéciale.

Toutefois, si le nombre des administrateurs qui demeurent en fonction n'est pas suffisant pour former quorum, un administrateur, deux membres de la coopérative ou le conseil d'administration de la fédération dont elle est membre, peuvent ordonner au secrétaire de convoquer une assemblée extraordinaire pour combler ces vacances.

Convocation.

À défaut pour le secrétaire d'agir, ceux qui peuvent décréter la tenue de l'assemblée peuvent la convoquer. La coopérative rembourse à ceux qui ont convoqué l'assemblée les frais utiles qu'ils ont encourus pour tenir l'assemblée.

1982, c. 26, a. 85; 1995, c. 67, a. 58; 2003, c. 18, a. 55.

Rapport annuel.

132.  Dans les quatre mois qui suivent la fin de l'exercice financier, le conseil d'administration prépare un rapport annuel qui doit contenir, notamment:

1° le nom et le domicile de la coopérative, de même que tout autre nom sous lequel elle s'identifie;

2° le nom des administrateurs et des dirigeants;

2.1° la mention que les membres ont convenu pour cet exercice de ne pas élire d'administrateurs, le cas échéant;

3° le nombre de membres et, le cas échéant, de membres associés de la coopérative;

4° les états financiers du dernier exercice financier;

4.1° un état du capital social, incluant les demandes de remboursement des parts, et les prévisions de remboursement des parts;

5° le rapport du vérificateur;

5.1° la date de la tenue de l'assemblée annuelle;

6° le nombre de personnes à l'emploi de la coopérative, le cas échéant;

6.1° le nom de la fédération à laquelle la coopérative est affiliée, le cas échéant;

7° les autres renseignements exigés par règlement.

1982, c. 26, a. 132; 1995, c. 67, a. 81; 2003, c. 18, a. 72.

143. Lors de l'assemblée annuelle, les membres de la coopérative affectent, après avoir pris connaissance des recommandations du conseil d'administration et en se basant sur l'état des résultats de l'exercice financier précédent, le montant des trop-perçus ou excédents après déduction de tout intérêt attribué sur les parts privilégiées et les parts privilégiées participantes incluant l'intérêt attribué à titre de participation dans les trop-perçus ou excédents:

1° à la réserve;

2° à l'attribution de ristournes aux personnes ou aux sociétés qui ont été membres de la coopérative au cours de l'exercice financier;

3° à l'attribution de ristournes aux personnes ou aux sociétés qui ont été membres auxiliaires de la coopérative au cours de l'exercice financier, conformément au règlement;

4° (paragraphe abrogé).

Les ristournes sont attribuées aux membres et aux membres auxiliaires, le cas échéant, au prorata des opérations effectuées par chacun d'eux avec la coopérative, au cours de cet exercice financier.

Toutefois, lorsqu'une coopérative, le cas échéant, attribue des ristournes provenant de trop-perçus ou excédents générés par une société dont elle détient des actions ou autres titres, l'assemblée annuelle décide du volume des opérations effectuées par les membres et les membres auxiliaires, le cas échéant, avec cette société au cours de cet exercice financier, dont la coopérative tiendra compte pour attribuer ces ristournes.

1982, c.26, a.143; 1984, c. 28, a. 5; 1995, c. 67, a. 87; 2001, c. 36, a. 36; 2009, c. 52, a. 558.

(…)

149. Seule la proportion des trop-perçus ou excédents équivalente à la proportion des opérations faites par les membres ou les membres auxiliaires, le cas échéant, avec la coopérative et avec une société dont la coopérative détient des actions ou autres titres, peut être attribuée aux membres et aux membres auxiliaires. Ces trop-perçus ou excédents sont attribués en ristournes.

2003, c. 18, a. 75.

CHAPITRE VII
COOPÉRATIVE DE SOLIDARITÉ
(…)
226.8. Les ristournes qui sont attribuées aux membres et, le cas échéant, aux membres auxiliaires, le sont de la façon suivante:
1° au prorata des opérations effectuées par chaque utilisateur avec la coopérative au cours de l'exercice financier précédent;

2° en fonction du volume de travail effectué par chaque travailleur pour la coopérative au cours de l'exercice financier précédent.

Le volume de travail peut être mesuré par le revenu du membre et du membre auxiliaire, le cas échéant, ou par le nombre d'heures de travail ou selon toute autre mesure déterminée par règlement.

Aucune ristourne ne peut être attribuée aux membres de soutien.
1997, c. 17, a. 2; 2003, c. 18, a. 132  »