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Politique d'agrément des fournisseurs

william.coop est une coopérative de solidarité ayant deux catégories de membres (ci-après les Membres) : des membres utilisateurs (Centres de la petite enfance ou organismes à but non lucratif agréés comme Bureau coordonnateur, au sens de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance) et des membres de soutien (regroupements régionaux de CPE membres de l’Association québécoise des centres de la petite enfance (AQCPE), ou l’AQCPE elle-même), lesquels ont un intérêt économique, social ou culturel dans l’atteinte de l’objet de william.coop.

william.coop offre un service centralisé de vente en ligne sur son site Internet www.william.coop (ci-après le Service virtuel) à ses Membres et à d’autres acheteurs (ci-après les Acheteurs) et à des fournisseurs de produits et services (ci-après les Fournisseurs agréés).

Le Service virtuel permet aux Fournisseurs agréés de conclure directement des contrats de vente avec les Acheteurs auxquels william.coop n’est pas partie;

Le rôle de william.coop est limité à la fourniture et à la maintenance technique du Service virtuel et à la fourniture de services aux Fournisseurs agréés et aux Acheteurs, moyennant rémunération, en gérant l’acheminement des factures et des paiements correspondants pour les produits et services vendus grâce au Service virtuel;

Pour s’inscrire au Service virtuel, tout fournisseur potentiel doit consentir aux conditions de vente particulières aux Acheteurs et à william.coop pour la durée des présentes et présenter une demande d’agrément qui doit être approuvée par william.coop. La présente Politique vise à encadrer cette procédure.


1 DEMANDE D’AGRÉMENT

Un fournisseur potentiel désirant se faire agréer par william.coop doit remplir une demande d’agrément au moyen du formulaire de demande d’agrément comme fournisseur de william.coop disponible en ligne sur le site de william.coop.

william.coop accuse réception et traite toutes les demandes d’agrément avec diligence, mais ne peut s’engager à respecter un délai précis de traitement des demandes.

Un comité d’agrément (ci-après Comité d’agrément), établi et composé par william.coop selon ses exigences d’affaires et en fonction de l’intérêt de ses Acheteurs, étudie les demandes qui lui sont soumises et rend une décision discrétionnaire et sans appel, qui  peut être motivée ou non à entière discrétion. william.coop peut accepter ou refuser toute demande d’agrément en partie ou en totalité. Les délibérations du Comité d’agrément de william.coop ont un caractère strictement confidentiel.

S’il survient des éléments nouveaux qui bonifient le dossier du fournisseur potentiel, une nouvelle demande peut-être présentée et motivée dans les six (6) mois d’un refus ou sur invitation de william.coop.


2 CRITÈRES D’AGRÉMENT

william.coop propose à ses Acheteurs une offre de produits et/ou services de qualité qui répondent à leurs besoins et ces critères déterminent notamment l’ordre de priorité adopté pour le traitement des demandes d’agrément. Ainsi, la compétitivité, probité et la qualité du fournisseur potentiel, ainsi que la compétitivité de son offre de vente (rabais…) sont spécialement considérées. Ces critères ne sont pas exclusifs  ou exhaustifs et william.coop prendra en compte tout critère qu’elle jugera pertinent.

Une expérience et des références d’affaires dans le réseau des CPE pourraient être considérées par william.coop.

En soumettant sa demande d’agrément, tout fournisseur potentiel renonce à tout recours contre william.coop advenant le fait que sa candidature ne soit pas retenue.


3 ACCEPTATION DE L’AGRÉMENT ET INSCRIPTION

Si le Comité d’agrément accepte la demande, le fournisseur potentiel reçoit un avis par courriel accompagné d’un code d’accès au Service virtuel et d’un mot de passe provisoire.

Dans un délai de quinze (15) jours à partir de l’acceptation de sa demande d’agrément, le fournisseur potentiel devra procéder à son enregistrement sur le Service virtuel. Il devra changer le mot de passe provisoire pour un mot de passe à sa convenance.

Dans le cadre de son enregistrement, le Fournisseur devra alors compléter le formulaire en ligne de demande d’agrément, accepter la Convention d’inscription d’un fournisseur au service de vente en ligne de william.coop et ainsi de respecter toutes les conditions et politiques auxquelles il y est fait référence, et plus particulièrement la Politique de garantie du plus bas prix de william.coop ainsi que la Politique d’approvisionnement responsable.

Le Service virtuel lui offrira l’accès possible à toutes les sections du Site virtuel lui permettant de faire la promotion et la vente de ses produits et/ou services auprès des Acheteurs d’une ou de plusieurs régions, soit les sections Fournisseurs agréés, la Boutique en ligne, les Achats regroupés et la Circulaire. Il pourra ensuite compléter son inscription au Service virtuel de william.coop afin d’y présenter ses produits aux Acheteurs dans les catégories et régions pour lesquels il a été autorisé.


4 DROITS DU FOURNISSEUR AGRÉÉ

Les droits et obligations du Fournisseur dans le cadre de son utilisation du Service virtuel sont régis par les termes et conditions de la Convention d’inscription d’un fournisseur au service de vente en ligne de william.coop et ainsi de respecter toutes les conditions et politiques auxquelles il y est fait référence.

william.coop se réserve le droit de contingenter les produits et/ou services dans une région et/ou une catégorie ou d’intervenir et retirer toute publication ou offre qui serait non conforme aux engagements pris par le Fournisseur, ou qui à son avis et de manière entièrement discrétionnaire, ne serait pas dans l’intérêt des Membres du service virtuel ou dérogerait à l’ordre public.


5  RETRAIT DE L’AGRÉMENT

william.coop se réserve le droit de retirer unilatéralement tout agrément sur préavis de dix (10) jours, notamment dans le cas où l’une des conditions suivantes survient :

i) une fausse information a été fournie dans le cadre de la demande d’agrément;
ii) le Fournisseur agréé modifie ses conditions d’affaires de manière à ce qu’il ne respecte plus les conditions qui ont mené à son agrément;
iii) le Fournisseur agréé ne respecte pas l’un de ses engagements en vertu de la Convention d’inscription d’un fournisseur au service de vente en ligne de william.coop et ses documents auxquels il est fait référence dont la Politique de plus bas prix de william.coop;
iv) si le taux moyen de satisfaction des acheteurs en fonction des rapports d’évaluation de satisfaction est inférieur à 90 %;
v) si le Fournisseur agréé n’est plus compétitif en comparaison avec la concurrence et dans le marché dans lequel il opère et que son offre n’est plus dans le meilleur intérêt des membres de william.coop

Si le Fournisseur agréé remédie au défaut à l’entière satisfaction de william.coop, celui-ci peut, à sa discrétion, consentir au maintien de l’agrément.

Cette Politique est sujette à modification sans préavis par william.coop. william.coop veillera toutefois à informer les personnes concernées, fournisseurs ou fournisseurs potentiels, de toute modification significative apportée à la présente Politique à l’occasion de leur accès au Service virtuel de william.coop afin de confirmer leur adhésion continue.

Pour procéder à une demande d’agrément, veuillez remplir le formulaire électronique de demande disponible à cet effet sur notre site et suivre attentivement la procédure et les instructions qui l’accompagnent. Des frais sont applicables à toute demande d’analyse en vue de l’obtention de l’agrément et l’inscription ultérieure.


Dernière mise à jour : 26 janvier 2012